36協定を締結する際は、当該事業場等における労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）との書面による協定が必要です。
また、就業規則を作成・改訂する際は過半数代表者の意見を聴くことが求められています。
その他にも時間単位の有給付与時や有給休暇の計画的付与を行う際等にも労使協定の締結が必要で、その都度過半数代表者を選出する必要があります。
この過半数代表者は次のいずれの要件も満たす必要があるものとされています。
①労基法41条2号で規定する管理監督者ではないこと、②労基法に規定する協定等をする者等を選出することを明らかにして実施される投票、挙手等の方法による手続により選出された者であって、使用者の意向によって選出されたものではないこと、というものです。
管理監督者とは、労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある人を指しますが、一般的には「経営者と一体的な立場にある」とまでいえる労働者はなかなかいないのが実態で解釈が難しいところなのですが、実務上は過半数代表者を選出する際には役職のない一般社員を選出することが無難です。
また、「投票、挙手等の方法による手続」について、例として①投票による選挙、②挙手による選挙、③投票による信任、④挙手による信任、⑤回覧による信任、⑥二労働組合の話し合い、⑦各職場ごとに職場の代表者を選出し、これらの者の過半数の賛同を得て選出、というものが示されています。
実際に労働者代表を選出するとなった場合、まず立候補者を募ることになるわけですが、なかなか手を挙げてくれる従業員がいない、ということもあり得ます。
しかし、「使用者の意向によって選出されたものではないこと」が要件ですので、会社側から指名することはできません。
このような場合は、従業員代表にふさわしいと思われる従業員に打診する、あるいは代表にふさわしい従業員を推薦してもらうよう呼び掛ける等の対応が考えられます。
立候補や推薦が会社側からの働きかけによってなされたものであっても、その後民主的な手続きによって適正に労働者代表に選出されれば、結果は有効なものとして認められます。
「民主的な手続き」は、その選出手続きについて、労働者（短時間労働者やアルバイトも含む）の過半数が候補者の選任を支持していることが明確になっていることがポイントです。
例えばメールによる信任投票を行う場合、過半数代表者を選出する目的を明示したうえで事業場におけるすべての労働者に「信任」「不信任」のいずれかを記載したメールを返信してもらいます。この際、「返信がない場合は信任とみなす」という運用は避け、信任の意思を明確にしてもらうようにしましょう。
このような適正な手順を踏まず、使用者が指名した場合や社員親睦会の漢字などを自動的に選任した場合には、その従業員はその目的を明確にして選出されたとは言えず、協定の締結等をしたとしても無効となってしまいます。
過半数代表者が適正に選出されていないと、労働基準監督署の調査における指摘や、協定や就業規則の内容についての従業員とのトラブルの原因にもなりかねません。リスク回避のため正しい手順で対応しましょう。